10种方法让云计算为你所用

借助基于云的文件存储和同步，你实际上是租用了服务提供商服务器的一小部分。你仍然拥有一台或多台个人电脑，但你安装了一些代码，用于监视指定文件夹中出现的新文件。当新文件出现时，代码会启动自动同步，通过你的互联网连接将新数据上传到你在提供商服务器上的小片空间，然后将其下载到所有已连接的电脑上。大多数提供商还开发了移动应用程序，因此你可以在平板电脑和手机上访问这些文件。

云存储的一大优点是它可以在你的家或办公室之外备份数据，这在例如发生火灾烧毁你的电脑时尤其方便。

Dropbox和SugarSync是两家受欢迎的文件存储和同步提供商，但你还可以找到数十种解决方案，包括一些由知名科技品牌托管的服务：亚马逊 (Cloud Drive)、谷歌 (Google Drive) 和微软 (SkyDrive)。大多数都免费提供一些存储空间（例如5GB），然后根据你使用的额外存储空间收取费用。

在互联网的早期，项目协作是这样的：你在自己的电脑上创建一个文件。然后你将该文件作为附件发送到一封电子邮件中，并将其发送给一群人进行审查。他们每个人都下载附件，进行编辑，然后发回。你手里拿着文件的多个版本，还要承担合并所有评论这种吃力不讨好的任务。

协作网站可以消除这些挫败感。无论身在何处，多个人都可以共享这些虚拟工作区。通常，管理员设置帐户，然后邀请用户加入。他或她可以为人员分配特定角色，这限制了他们在空间中可以做什么以及可以访问哪些信息。

大多数优秀的协作网站都提供一套核心功能，使团队成员能够无需依赖电子邮件即可进行沟通、交流想法和共享文件。最好的网站简化了文件版本控制和日程安排，并允许用户就项目的任何方面发起讨论。如果有效使用，协作网站可以作为所有相关项目工作的综合档案库。

来自37signals的Basecamp是最知名的之一。它已经存在好几年了，并提供了一套强大的工具。Onehub是另一个有趣的选择，它允许公司建立安全的、云托管的门户，可用于共享、预览、讨论和编辑文档或其他大型文件。

数码相机和录音设备本应彻底改变我们处理照片和视频的方式。然而，我们最终却将文件散布在存储卡、笔记本电脑、闪存盘、外置硬盘、CD、平板电脑和手机上。

云端，以照片或视频管理网站的形式，可以把你从这种混乱中解救出来。与文件存储解决方案一样，你所有的媒体文件都存储在外部服务器上。事实上，你可以使用大多数文件存储网站来备份和同步照片和视频，但它们并非旨在用有用的信息标记你的内容，或轻松地与朋友和家人分享。专门用于视频和照片的网站可以做到这一切，甚至更多。大多数都具有拖放功能，这使得将文件从设备移动到云端变得容易。一旦你的图像或剪辑在线，你就可以添加关键字，将其组织到相册或画廊中，然后点击鼠标即可共享。

热门的照片网站包括Flickr、Shutterfly和Snapfish。专业的摄影师会想看看SmugMug或Zenfolio。这些功能丰富的网站收取会员费，但它们为拥有数千张图像和大量空间需求的用户提供了更多的控制权。

在视频方面，当然有YouTube，它每分钟从世界各地的电影制片人那里接收72小时的内容[来源：Larson]。如果你自认为是下一个马丁·斯科塞斯，那么可以考虑Vimeo，它提供了一套可靠的功能，包括受密码保护的视频，但倾向于服务于一小群电影爱好者。

即使在互联网革命之后，听音乐通常仍需要一个设备——CD播放器、笔记本电脑、MP3播放器——和一个介质——CD、硬盘、闪存。然后，随着固定和移动宽带服务的扩展，人们享受到越来越快的在线内容访问速度。流媒体，即传输数据使其可以作为稳定的、连续的流进行处理，成为传输对带宽要求高的音频文件的可行替代方案。

流媒体音乐服务之所以越来越受欢迎，是因为它们让听众可以访问云端存储的无限量歌曲点唱机。一些提供商仅以流媒体音频的形式提供所有这些悦耳的音乐，这意味着歌曲可以播放，但不能本地存储在你的电脑硬盘上。另一些则允许流媒体和下载。几乎所有服务都提供免费服务，尽管你必须在歌曲之间听广告。如果你想要无广告体验，请选择高级服务，它还会解锁其他功能，例如在所有已连接和移动设备上访问你的账户的能力。

最后，不同的服务用户体验可能大相径庭。Pandora是ZUI流行的流媒体音乐服务之一，它通过根据用户识别的歌曲或艺术家来构建随机生成的播放列表。Spotify和Rdio则简单地开放了他们的音乐库，让听众自由选择。

照片和图形几乎可以增强任何形式的交流，对吗？然而，创作真正好的图像说起来容易做起来难。近年来，基于云的绘图和绘画程序大大减轻了这一过程的负担。有两种基本的服务类型：一种允许你创建线条艺术，如流程图和线框图；另一种允许你编辑来自相机或喜欢的图库网站的照片。

开始使用通常只需要快速注册，或许再看一两个视频教程。几乎所有服务都提供免费服务，提供少量存储空间、有限数量的图像和导出选项。升级到高级服务，你就可以获得全部内容——无限存储空间和图像，以及更灵活的导出选项，例如能够保存为PNG、JPEG、SVG或PDF格式。

大多数在线绘图和绘画网站提供与更强大的桌面应用程序相同的基本功能和工具。例如，Gliffy 是一款在线图表服务，与 Microsoft Visio 的体验类似。你可以绘制基本形状、排序和对齐它们、应用颜色、添加文本并尝试某些特殊效果。完成图表后，你可以通过社交媒体嵌入和分享你的作品，或邀请其他人查看和评论。

像 Pixlr 这样的在线照片编辑器与 Adobe Photoshop 非常相似。它们允许你裁剪图像、调整颜色特性以及遮盖背景或前景。然后它们让分享变得轻而易举。使用 Pixlr，你可以将编辑后的图像保存到桌面、公司服务器或 Facebook、Flickr 和 Picasa。

随着你的数字宇宙不断扩展，你积累了热爱访问你的网站并评论你的博客的朋友、追随者和狂热粉丝。基于云的服务已成为自由职业者、小型企业或任何寻求管理其不断增长的联系人列表（有时称为**CRM**或**客户关系管理**）的人的可行替代方案。如果你想尝试这些服务之一，你将需要投入一些前期时间将你的联系人加载到系统中。

它们真正出彩的地方在于它们与其他流行的网络应用程序的良好集成。例如，它们允许你从Gmail、Facebook、LinkedIn、Twitter和MailChimp等导入和整合你所有的联系人。一旦填充了联系人数据库，你就可以添加标签和其他相关信息，然后进行排序、细分和筛选，以了解你认识谁以及他们彼此之间的关系。更有帮助的是，尤其是当你经营一家企业时，你可以跟踪对话、设置提醒以便跟进、附加电子邮件或将任务列表分配给自己或团队成员。

如果你已经在使用基于网络的电子邮件系统，例如Gmail，那么你可能可以使用一个简陋的联系人管理器。但是如果你想进行认真的CRM，那么你需要升级到更强大的工具。许多人认为Salesforce是CRM解决方案中的黄金标准，尽管它对于大多数小企业主来说过于强大。其他选择包括Basecamp的制造商Highrise，以及Batchbook。两者都提供免费试用，但没有免费服务计划。

桌面电子邮件客户端正在缓慢消亡。2011年6月，超过50%的电子邮件是在桌面上打开的。到2012年6月，这一数字已降至33%[来源：Jordan]。消亡的一个原因是，**电子邮件客户端**——你安装在计算机上的一段软件——将你绑定到操作系统，并可能导致在多台计算机、平板电脑和手机上同步电子邮件出现问题。

有些人通过使用网页邮件应用程序来规避这些问题。这当然可行，但在基于云的电子邮件系统中可以找到更好的解决方案。如果你注册免费服务，你将无法获得自定义域名（你电子邮件地址中@符号后面的部分），并且你必须忍受收件箱中的广告。作为交换，你将能够访问桌面客户端中所有核心电子邮件功能。你可以撰写、格式化和发送发件箱邮件，阅读和组织收件箱邮件，以及回复地址字段中列出的人。而且你可以在任何具有浏览器和互联网连接的计算机上完成所有这些操作。

当然，Yahoo Mail是一个大型的基于网络的电子邮件服务。谷歌的Gmail也是。它与Google Drive集成，后者将文件存储与一套生产力工具相结合，无需离开浏览器即可创建文档、电子表格和演示文稿。谷歌还提供Gmail的商业版本。

如果你曾经尝试过电子表格，那么你就会知道技术如何改进预算过程。正确的工具可以更有效地处理你的数据，并以各种有用的方式显示数据。这反过来又帮助你了解每一分钱的去向。

现在，可以从在云端运行的应用程序中免费获得所有这些功能。与所有基于网络的服务一样，你必须首先向提供商创建账户。在大多数情况下，你将把各种账户连接到财务管理应用程序，以便它可以跟踪交易并了解你的支出和存款。然后，你可以告诉系统你希望如何及时收到关于付款到期日、低余额和信用卡限额的提醒。在报税时或只是需要评估你的财务状况时，你可以生成一系列报告，总结你的支出、收入、净资产和账户余额随时间的变化。

Quicken 制造商推出的 Mint 是最受欢迎的基于网络的财务管理应用程序之一。然而，它是一个只读服务，这意味着你可以使用 Mint 组织和分析你的财务状况，但无法转移资金。如果你想监控账单并实际通过电子方式支付，那么可以考虑 Check，它支持账单支付功能。事实上，Check 最有用的地方在于它的移动应用程序，允许你在离开电脑时，直接从手机上支付账单。

如果您是独资经营者或自由职业者，您身兼数职。其中一些比较令人不快且耗时的角色包括监督后台职能。幸运的是，云计算可以简化企业的财务管理。一种方法，特别是如果您的计费和支付结构相对简单，就是整合一到两个云服务。有些自由职业者只需要一个计时应用程序来跟踪项目花费的时间，以及一个开票应用程序来相应地向客户收费。

如果你有多个员工或承包商，你会希望选择一款集所有基本会计功能于一体的云端应用程序。作为企业主，你必须在选择的提供商处注册，然后输入所有必要的数据，如账单信息。最后，你设置你的团队并邀请员工参与项目。在接受初始邀请后，员工可以从任何电脑登录，并跟踪他们在分配项目上花费的时间。月末，收集员工工时并准备发票，发票可以通过电子邮件以PDF形式发送给客户，或打印出来进行邮寄。

旧的桌面热门软件——Peachtree Accounting（现为Sage 50）和QuickBooks——都有其软件的云托管版本。如果你只想要时间记录功能，可以看看Toggl。如果想要一款功能齐全的时间记录、发票和财务管理解决方案，并能与PayPal集成并提供强大的智能手机版本，那么不妨试试Freshbooks。

多亏了基于云的服务，你无需离开你最喜欢的浏览器就能做更多的事情，但是一个人能记住多少用户名和密码呢？(《纽约时报》科技作家戴维·波格曾透露他有87个网站的账户名和密码！) 如果你想要集成地查看你最喜欢的网络应用程序呢？或者在不同服务之间拖放文件的能力呢？

云存储管理是这些问题的一个答案。就像它们所管理的应用程序一样，这些解决方案也运行在云端。不同的服务提供商支持不同的应用程序，但它们几乎都包含Dropbox等知名文件存储服务。注册过程完成后，你将享受到单点登录功能，这意味着你可以使用一个用户名和密码访问所有连接的服务。你还可以搜索和查找任何文件，无论其位于何处，然后将其在不同服务之间拖放。你还可以预览和共享文档和图像，而无需移动到它们存储的应用程序中。

Otixo，自称是“你的云端仪表盘”，是这一领域的领军者之一。它提供一个（非免费）高级捆绑包，包括其网络和智能手机应用程序。Primadesk是一项类似的服务，但它除了文件存储之外，还集成了部分领先的基于云的电子邮件系统。它提供免费和付费版本。